Del libro: "Administración del tiempo" de Brian Tracy
El principal propósito de aprender a practicar las
habilidades de gestión del tiempo es aumentar y mejorar la calidad de tu vida.
Es aumentar la cantidad de placer y felicidad que experimentas.
No importa lo adecuado que sea tu trabajo para ti, tu
calidad de vida va a estar determinada en gran parte por tres cosas:
La primera es la calidad de tu vida interior. La segunda
área es tu salud. La tercera y la más importante de todas, saca tiempo para tus
relaciones.
Me gustaría que me dejes tus comentarios al respecto de lo
anterior. Me parece muy importante esa parte del resumen del libro debido a que
no todo en la vida es el trabajo y el dinero, sino un punto medio entre lo
anterior y la vida personal, por eso en esta entrada te dejare el resumen con
los mejores puntos para que puedas administrar mejor tu tiempo y tu vida.
Programa tu mente
Es indispensable que te digas a ti mismo “Estoy bien
organizado y soy altamente productivo”, “soy un excelente gestor de mi tiempo”.
La gestión del tiempo es realmente la gestión de la vida
Las personas que aman lo que están haciendo, y ponen todo su
corazón en su trabajo, rara vez experimentan estrés o agotamiento de algún
tipo.
Analízate a ti mismo
“La meta más grande de mi carrera es…”.
“La meta más grande para mi familia es…”.
Napoleon Hill observo que la vida solo comienza a ser grande
cuando decidimos claramente nuestra meta más importante en la vida.
Proyecta hacia adelante, mira hacia atrás
Aparta treinta minutos o más cada día para revisar tus
metas, planes y progreso. El mejor momento para realizar esta revisión es a
primera hora de la mañana.
Considera las actividades a las que te dedicas en la
actualidad y determina cuál de ellas puede tener el mayor impacto en tu futuro.
Redacta planes
Una vez que tengas claro tu objetivo, a continuación, haz
una lista con todo lo que puedas pensar que vas a tener que hacer para lograr
ese objetivo. Sigue añadiendo nuevos elementos a la lista mientras piensas en
ellos, hasta que tu lista este completa. Organiza tu lista de dos maneras: mediante
la secuencia y por prioridad.
Registra tus proyectos
Un proyecto es un resultado que requiere de la realización
de una serie de muchas tareas de menor tamaño.
Para cada objetivo o subobjetivo en el cumplimiento de un
trabajo o proyecto, debes asignar la responsabilidad a una persona específica.
¿Quién va a realizar esta tarea? ¿Cuándo tiene que estar hecha y a qué nivel de
calidad? Siempre haz estas preguntas. Nunca asumas que la gente sabe lo que
quieres a menos que lo hayas dejado perfectamente claro.
Crea tu lista diaria de “Cosas para hacer”
Comienza por hacer una lista de todo lo que tienes que hacer
al día siguiente. Luego, escribe una A, B, C, D, E, junto con cada elemento de
la lista antes de comenzar el trabajo.
Un elemento que has marcado con la A es algo que debes
hacer. Es algo importante y tiene consecuencias graves, ya sea que se haga o
no. Pon una A junto a esas tareas y actividades que debes realizar en el
transcurso del día si vas a cumplir con tus responsabilidades.
Los elementos B son aquellas cosas que deberías hacer. Hay
consecuencias leves por hacer (o no hacer) las tareas B, pero no son tan
importantes como las actividades marcadas con la A.
Las actividades con C son agradables de hacer, pero no tienen
consecuencias, ni positivas ni negativas.
Planifica tu trabajo y sigue tu plan
Nunca hagas algo que no esté en tu lista. Si surge una nueva
tarea o proyecto, anótalo en tu lista y establece su prioridad antes de empezar
a trabajar en ello. Si no escribes las nuevas ideas y actividades, y a cambio
reaccionas y respondes a las peticiones imparables, perderás rápidamente el
control de tu día y acabarás pasando la mayor parte de tu tiempo en actividades
de escaso valor.
Recuerda que, en el mundo laboral, lo único que tienes para
vender es tu tiempo.
La ley de los tres
No importa la cantidad de cosas diferentes que hagas en una
semana o un mes, solo hay tres tareas y actividades que representan el noventa
por ciento del valor de la contribución que realizas en tu negocio.
¿Cómo determinas tus “tres grandes”? sencillo. Haz una lista
de todas las tareas y responsabilidades de trabajo, desde el primer día del mes
hasta el último, y a lo largo del año.
Difúndelos
Una vez que tengas claros tus “tres grandes”, debes ayudar a
todas las personas que dependen de ti a ganar claridad sobre sus “tres
grandes”.
En un departamento u organización bien administrada, los
empleados saben exactamente cuáles son las cosas más importantes que pueden
hacer para dar una mayor contribución. Al mismo tiempo, cada trabajador debería
conocer cuáles son los tres grandes de los demás.
Lo importante frente a lo urgente
Si haces algo repetidamente, pronto desarrollarás un hábito.
La clave para una buena gestión del tiempo es que fijes prioridades y estés
siempre trabajando en lo que es urgente e importante, es decir, tus tareas más
importantes. Una vez has completado tus tareas urgentes e importantes, empiezas
a trabajar de inmediato en aquellas tareas que son importantes, pero no
urgentes en este momento.
Las tareas que son importantes, pero no urgentes suelen ser
aquellas tareas y actividades que pueden contribuir a tu carrera de manera
significativa a largo plazo.
Establece áreas de resultado clave
Tus áreas de resultado clave son aquellas cosas por las que
has sido contratado para hacer, lograr u obtener. Son tus principales
prioridades en términos del valor que aportas a tu empresa.
Una pregunta con respecto a las áreas de resultado clave es:
“¿Qué puedo hacer solo yo que, si se hace realmente bien, marcará una
diferencia auténtica en mi empresa?”.
La claridad es esencial
Todo el mundo, a todos los niveles de la organización,
debería saber cuáles son sus principales resultados clave.
Necesitas saber cuáles son tus propias áreas de resultado
clave. Además, cada persona que dependa de ti debe saber también la respuesta a
esta pregunta sobre ti. Cada uno de tus subordinados tiene que saber cuáles son
sus propias áreas de resultado clave, en orden de importancia, y cuándo
necesitan ser puestas en práctica.
Delega en otros
Delega todo lo posible en quienes puedan hacer las tareas
tan bien o mejor que tú. Usa la “regla del setenta por ciento”. Si
alguien más puede hacer una determinada tarea al setenta por ciento de calidad,
ese trabajo es un candidato ideal para abandonar y aterrizar en la mesa de esa
otra persona.
Multiplica tu valor
Siempre tienes una elección. Puedes hacerlo tú mismo, o
puedes hacer que alguien más lo haga. La alta productividad requiere que
siempre pienses en términos de este último enfoque: “¿Quién más puede hacer
este trabajo aparte de mí?”.
La delegación se puede aprender
Elige a la persona adecuada para manejar cada tarea.
Proporciona líneas de tiempo, plazos, estándares de desempeño y un calendario
de revisión.
Concéntrate y sé firme
Siempre deja tiempo suficiente para tus prioridades
principales. Averigua cuánto tiempo vas a invertir en hacer el trabajo y luego
añade un treinta por ciento más adicional, para tener en cuenta interrupciones,
emergencias y responsabilidades.
“Cada gran logro de la vida viene precedido por un período
largo y sostenido de concentración”.
Evita la multitarea
Decide hoy crear el hábito de planificar tu trabajo con
cuidado, establecer prioridades y luego comenzar por tu tarea más importante.
Una de las técnicas utilizadas por los ejecutivos de alta
prioridad es trabajar en casa por la mañana o por la noche o los fines de semana,
cuando se pueden concentrar en un propósito sin interrupciones de ningún tipo.
Supera la procrastinación
“La procrastinación es la ladrona del tiempo”. Un hombre
sabio en uno de mis seminarios se expandió en esto diciendo: “La
procrastinación es la ladrona de la vida”.
La persona de alta productividad posterga las tareas y
actividades de bajo o de ningún valor. La persona de baja productividad
posterga las tareas que tienen un valor considerable para la empresa y para la
propia carrera de la persona.
Programación mental
“Hazlo ahora”. Estas son quizás las palabras más poderosas
que puedes utilizar para aumentar tu productividad. Cada vez que te encuentres
procrastinando en una tarea importante, repite a ti mismo, con energía y
entusiasmo: “¡Hazlo ahora! ¡Hazlo ahora! ¡Hazlo ahora!”.
Finaliza las tareas más grandes
Henry Ford escribió una vez: “Puedes lograr cualquier
objetivo si lo divides entre las suficientes piezas pequeñas”.
Disciplínate para hacer “el número uno” de tu lista.
Cuando desarrollas la reputación de tener una “orientación a
la acción” y hacer el trabajo de forma rápida, podrás pasar a la vía rápida de
tu carrera”.
Las cualidades más importantes de los ejecutivos y
directores generales son: 1) la capacidad de establecer prioridades y 2) la
capacidad para empezar con el trabajo más importante y lograr que se haga
rápido y bien.
Crea bloques de tiempo
Es necesario un mínimo de sesenta a noventa minutos para
lograr cualquier cosa que valga la pena. Se tarda unos treinta minutos solo
para entrar mentalmente en una tarea compleja, tal como la preparación de una
propuesta, informes o incluso la planificación de un proyecto importante. Una
vez que estés dentro de la tarea, puedes concentrarte con firmeza, a un alto
nivel de conciencia y creatividad para los siguientes sesenta minutos o mas de
trabajo serio y centrado.
Como crear bloques de tiempo
En primer lugar, trabaja por la mañana, cuando estás más
fresco y alerta. Muchas de las personas más productivas en los negocios se
disciplinan para ir a la cama temprano y luego se levantan a las 5 o 6 a.m.
para poder trabajar de sesenta a noventa minutos ininterrumpidos antes de ir a
la oficina. Incluso si llegas a la oficina un poco tarde, con esos noventa
minutos de trabajo ininterrumpido lograrás tanto como la persona promedio en un
entorno de oficina en tres horas.
Gana horas extras
Levántate un poco más temprano y llega a tu oficina una hora
antes para organizar tu día y ponerte en marcha antes de que haya posibles
interrupciones. Luego trabaja durante la comida y gana una hora más de
productividad. Por último, vete una hora más tarde, después de que todo el
mundo se haya ido a casa, y utiliza ese tiempo para terminar tu día y acabar
tus tareas más importantes.
Controla las interrupciones
Cuando alguien te llame por teléfono, ve al grano de
inmediato. Di algo como: “Hola, me alegro de oírte, ¿Qué puedo hacer por ti?”.
Ve directo al asunto. No pierdas el tiempo. Antes de llamar,
escribe rápidamente una agenda de los puntos que deseas tratar en tu llamada y
cuando estés al teléfono, dices: “Sé lo ocupado que estás.
Tengo tres puntos
que tratar contigo y luego te dejo volver al trabajo”.
Cuando alguien entre en tu oficina para charlar, le puedes
decir: “Me encantaría hablar contigo ahora, pero de verdad tengo que volver al
trabajo. Tengo que terminar esta tarea para esta tarde”.
Siempre que digas las palabras mágicas “Tengo que volver al
trabajo”, la otra persona dará la vuelta y se irá.
Agrupa tus tareas
Agrupar tus tareas significa simplemente que hagas cosas
similares al mismo tiempo. Hay una “curva de aprendizaje” en todo lo que haces.
Gestiona el teléfono
Programa las llamadas telefónicas. Si se trata de una
llamada importante, escríbela en tu agenda para que te bases en una lista
cuando estés hablando con la otra persona. Hay pocas cosas tan exasperantes
como terminar una llamada importante con una persona inaccesible y descubrir
que te has olvidado de tocar un punto importante porque no lo escribiste.
Establece citas telefónicas exactamente como si fijaras una
reunión cara a cara en la oficina. Cuando llames a la gente, deja un horario y
número específico en el que estarás disponible. Cuando la gente te llame, y no
siempre puedas hablar, haz que tu asistente acuerde una hora de devolución de
la llamada que sea conveniente para la persona que ha llamado. Debería ser
durante las horas en que estarás en tu oficina o disponible por teléfono para
que puedas devolver las llamadas a tiempo.
Dirige reuniones eficientes
Evita las reuniones innecesarias. Pregúntate siempre si esta
reunión ha de celebrarse. Cada vez que una reunión no sea necesaria, es
necesario no tener la reunión.
Prepara un orden del día para cada reunión, y sigue siempre
el orden escrito. Da prioridad a los temas del orden y trata con los asuntos
más importantes en primer lugar, por si se acabase el tiempo. Como líder de tus
reuniones, tu trabajo es mantener el rumbo de la conversación y presionar para
cerrar cada asunto antes de continuar.
Organiza tu espacio de trabajo
Una de las grandes herramientas de gestión del tiempo más
grandes es trabajar sobre un escritorio limpio y en un espacio de trabajo
organizado.
Guarda todos tus documentos en sus archivos
correspondientes, tanto físicos como virtuales. Trata solo con tu tarea
presente. Trata de tener solo un elemento delante en la medida de lo posible.
Los mejores profesionales de cada campo tienen un espacio de
trabajo bien colocado y muy ordenado en todo momento.
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