En la administración del tiempo
existen cuatro cuadrantes básicos, para lograr tener éxito en este tema, debemos
conocer estos cuadrantes, todos tienen su nivel de importancia por eso es
necesario que los estudies minuciosamente para no ser presa de los menos
importantes.
Recuerda que tus comentarios son el motor de este blog por lo que te agradezco de todo corazón cada comentario publicado por ti.
Lo importante frente a lo urgente
Cuadrante 1: “Urgente e
importante”. Tus tareas más importantes, tus prioridades más altas, son a
la vez urgentes e importantes. A este se le llama “el cuadrante de la
inmediatez”.
Una tarea importante es
algo que tiene consecuencias a largo plazo para tu carrera profesional. Una tarea
urgente es algo que no puede ser retrasado o apartado. Una tarea urgente
e importante es algo que esta “delante de tus narices”.
Por ejemplo, para mí como agente
de bienes raíces, una actividad importante y urgente es captar una propiedad
para la cual ya tengo un prospecto comprador, por eso si me dice el dueño que
puede darme una cita el martes a las 6:00 P.M. y para ese momento tenía
programado publicar en redes sociales publicidad o algún tipo de información
para atraer clientes, la balanza me dice cual de las dos tareas es importante y
al mismo tiempo urgente. En este caso puedo pedir a mi asistente el apoyo para
redes sociales o programarlo para otro momento, pero me presento en la cita el martes a las 6:00 P.M.
Cuadrante 2: “Importante,
pero no urgente”. A lo largo de tu vida, te ves rodeado de tareas importantes,
pero no urgentes. Leer libros importantes en tu campo, clases adicionales o
mejorar tus habilidades y capacidades son vitales para tu éxito a lo largo del
plazo, pero no son urgentes. Así que lo pospones. La mayoría de las personas
que fracasan u obtienen bajos resultados en los negocios por desgracia han
estado postergando la mejora de sus habilidades y capacidades durante tanto
tiempo que simplemente acaban siendo ignoradas y superadas por otras personas,
más decididas y agresivas, que quieren disfrutar de una mayor recompensa y
responsabilidades.
En mi caso yo leo por lo menos
una hora al día, pero lo hago a las 5:00 am o a las 9:00 pm, debido a que cuando
estoy trabajando no puedo apartar esa hora para la lectura dentro de mi horario
de trabajo, pero a la vez, para mi es muy importante contar con mi hora de
lectura diaria.
Otra cosa importante pero no
urgente es hacer los pagos mensuales de servicios, hipoteca, colegiaturas de
mis hijos, etc., estos los programo para que se carguen a mi cuenta bancaria y
así no perder tiempo en ir de un lado a otro para hacer dichos pagos.
Cuadrante 3: “Urgente,
pero no importante”. Es probable que venga gente a tu oficina, te llamen o te
envíen mensajes o correos electrónicos, pero tus respuestas contribuyen en poco
o nada de valor a tu trabajo. Representan tareas que son urgentes, pero no
importantes.
Estas tareas incluyen en lo que a
menudo se denomina “cuadrante de la ilusión”.
Mi mayor derroche de tiempo se
ubica en este cuadrante por eso es en el que más he puesto atención para no caer
en esto. Sobre todo las visitas inesperadas en mi oficina son una gran perdida
de tiempo, por lo que tuve que entrenar a mi asistente para que cuando llegue
alguien que no tengo programado ella lo interrogue para ver si es importante y
urgente que yo lo reciba, tiene la orden de que si es para un negocio si me lo
canalice, pero si es solo para saludarme o solo pasaba a dejar algún documento,
ella se disculpa y les comenta que estoy en una reunión o en alguna llamada que
se va alargar por lo que no puedo recibirlos pero que ella me pasara en mensaje
y me pedirá que me comunique a la brevedad con ellos.
A veces mi asistente no se encuentra
en mi oficina y me toca a mi recibir a la gente que llega inesperadamente, si
no es importante ni urgente el tema, les digo que me disculpen pero solo les
puedo dar cinco minutos de mi tiempo, debido a que tengo programada una
videoconferencia con un cliente dentro de cinco minutos, no les ofrezco tomar
asiento, los atiendo de pie y lo más cerca a la puerta de salida.
Muchas personas gastan hasta la
mitad de su tiempo con actividades que son urgentes, pero no importantes. Son
divertidas, fáciles y agradables, pero no aportan nada al trabajo.
Cuadrante 4: “No
urgente y no importante”. Este es “el cuadrante de los residuos”.
Muchas personas se dedican a actividades que tienen un valor cero para ellas
mismas o para la empresa. Leer correo electrónico basura o las páginas de deportes,
ir de compras durante el día o conducir entre citas escuchando la radio, todos
estos son ejemplos de actividades que no son ni urgentes ni importantes.
Este ultimo cuadrante lo dice
todo, simplemente si te das cuenta de que estás haciendo algo no urgente ni
importante, de inmediato revisa tu agenda o lista de actividades diarias y enfócate
en la tarea más importante del día que todavía no hayas realizado.
Espero que estos puntos te sean
de utilidad como lo fueron para mi cuando los descubrí, cuéntame en los
comentarios si ya los usas o si los vas a poner en práctica.
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